如何顺利收发外贸邮件，并获得高回复率？

近年来，随着进出口需求的不断增加，外贸型企业的发展呈上升趋势，企业之间用邮件方式交流也越来越频繁。然而，发信被退回、邮件发出却不知所踪、邮件被盗或进了垃圾箱等种种问题经常困扰着企业用户。

顺利收发外贸邮件，企业应该准备什么

目前我们常发的外贸邮件无非有三类，分别是谈合作、签合同的业务类邮件；通知客户相关资讯、会议的订阅类邮件；发促销活动信息的推广类邮件。

对于发送者而言，尤其是关乎企业经济收入的业务类邮件十分重要，企业管理者在管理邮箱时，应该注重邮箱的信誉度，对于发业务邮件的域名、服务器不要群发推广邮件，此外要做好域名解析，添加SPF和DKIM记录，把客户邮箱加入白名单等，对于订阅和推广类邮件，要确保有效的邮件地址、选择合适的时间分类发送、要有相关退订按钮、注重邮件的设计感等。

邮箱的选择是外贸邮件顺利收发的前提

很多人都认为，公司的邮箱（以公司网址为后缀的企业邮箱）应是首选，因为它具备展示企业形象的作用。但是，往往企业邮箱，运行都不太稳定。据市场调查了解，经常有公司发往国外客户的业务邮件被退回或收不到对方的来信，这些邮件包含了相关产品的照片和价格表，由于无法及时送给客户，使公司损失大笔收益。

一般的解决方法，有两个：一是找现在在国内很多的企业邮箱管理公司，他们可以对你们的邮件服务器进行技术处理，保证国外的网络接受你的邮件；二是你每次发邮件时，将自己的网络IP地址改为国外IP地址，如发邮件给美国客户，自己的主机IP地址设置成美国某地的IP地址。但是，前者有费用，后者很麻烦。

那么外贸牛的建议是，使用国内著名的Web Mail服务公司的邮箱作为主用邮箱，把企业邮箱也保留，但不作为发送邮件的首选。给客人联系方式时候，放上一个WebMail邮箱，再放上一个公司企业邮箱，这样的话，邮件收发有保证，也维护了企业形象，让客户觉得你们公司规范化。

常见WebMail邮箱优缺点对比

从国内企业发邮件到国外的角度来看，外贸企业需要的好邮箱，有三个基础标准：安全稳定、可以POP3设置即用Outlook收发邮件、速度快。根据用户反馈，外贸牛小编简单为大家梳理了一下，各家邮箱的优缺点：

1、Sina邮箱

Sina的门户网站、新闻、博客、娱乐频道等做得都很好，可Sina的邮箱，不建议使用，因为稳定性差，vip.sina.com的邮箱，也不例外。

2、Sohu邮箱

总体上看一般，vip.sohu.com的稍微好一些，可发到国外，但有被退信的危险。

3、Yahoo邮箱

yahoo.com.cn的，主机在国内，比较稳定，允许POP3设置即用Outlook收发。可缺点是：速度有点慢，后缀比较长，也可能丢邮件。

yahoo.com的，主机在美国，很稳定。缺点是：不允许POP3设置即用Outlook收发（除非你交钱），所以只能在IE中操作，速度很慢（一是因为用户太多了，二是因为主机在美国）。

4、国外的aol.com、bellsouth.com等之类

由于主机在国外，难免都有速度慢的缺点，何况大部分都只有缴费后才能使用POP3设置用Outlook收发邮件。

5、网易

163.com和126.com都是网易的邮箱，前者同时是网易的通行证，后者主要只有邮箱功能。比较起来，126相对稳定一些，因为163用户太多了，而且从邮箱的角度来说163做得“杂”一些，垃圾邮件相对多点。但是，总体上，网易的邮箱还是非常好的。

6、Hotmail邮箱

我们看到，很多国外客户都在用它。它最大的优点，与yahoo.com类似，即同时也是Messenger工具，yahoo的是Yahoo Messenger，Hotmail的是MSN或Windows Live Messenger。从用WebMail方式来收发邮件的角度来讲，咱们中国的hotmail用户，主机在台湾，收发邮件还是很稳定的，速度也不错。最大的缺点，就是hotmail的邮箱只能用WebMail方式来收发邮件，不接受通过POP3设置用Outlook收发邮件。

7、Gmail邮箱

也就是Google的邮箱。优点是稳定，允许POP3设置即用Outlook收发邮件（不过，需要在WebMail模式下，设置允许POP3；而且pop3设置时端口设置值与一般的邮箱有点区别，具体可看Webmail模式下的一些指示。），可以在WebMail模式下使用，收发邮件速度特快，而且有自动邮件回复、转发等功能。缺点就是使用Outlook收发邮件时，如果附件比较大（500K以上），收发速度比较慢，但相比其他邮箱，可以说不算什么缺点了。

面对垃圾和诈骗邮件，我们如何防范

邮箱被盗、伪造邮件等问题近年来让用户防不胜防，建议用户不要直接在线上发布员工的邮箱地址；在收发邮件时，应该仔细检查收发件人的地址是否正确；不要轻信索要帐号、密码的邮件；

对于一些业务人员来说，经常会收到关于支付类的邮件，如果对方提到收款账户发生了变更，请务必与对方确认后再进行支付，以免上当。除了自身要更加注意外，安全的邮件系统也是必备之一。

发送外贸邮件时，如果出现安全风险，后果不堪设想，用户除了提高安全意识外，还要从邮箱安全设置方面下大工夫。例如，开启邮箱的二次验证功能，设置客户端加密端口等。

最后，外贸是一个分析、回盘、跟进的一个重复、长期、彷徨的过程，但是只要坚持，掌握方法就能获得收益；还有一点很重要，那就是对自己的产品要有信心，这样你在跟客户推产品时，你也会有信心。